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Manual de Funciones - Resolución No. 12 de  2015

Manual de Funciones Anexo 01

 

 

ITEM   ÁREA FUNCIONAL   DESCRIPCIÓN
1

          

 

Gerencia General

 
  • Representar Legalmente al FODESEP, ser el Jefe de la Administración, y principal ejecutor de las decisiones de la Asamblea General y del Consejo de Administración, para el cumplimiento de la misión institucional;  y dirigir y liderar la ejecución de las políticas, planes, programas y proyectos de la entidad, en el marco de los ordenamientos jurídicos que regulan al FODESEP.
2

 

Secretaría General

 

  • Formular las políticas del Talento Humano, Recursos Físicos, del Control Interno Disciplinario, Recursos Tecnológicos, de la Gestión Documental, de la Administración de Bienes y Servicios y de la Contratación, de tal manera que se logren los resultados previstos en los planes de acción formulados en el marco del plan estratégico institucional y el plan de acción de la Secretaría General.
  • Planear, dirigir y controlar la ejecución de los procesos y procedimientos relacionados con la administración del Talento Humano, de los Recursos Físicos, del Control Interno Disciplinario, de la Gestión Documental, de Correspondencia, de los Recursos Tecnológicos, de la Gestión Contractual de la entidad, y la Gestión Certificante,
  • Asesorar y efectuar el control y seguimiento al desarrollo de políticas, planes y programas en relación con los proyectos de gestión del talento humano, gestión de los recursos físicos, gestión contractual de la entidad, gestión de los recursos tecnológicos, gestión documental, de correspondencia y gestión certificante, de tal manera que se logren los resultados previstos en los planes de acción formulados en el marco del Plan Estratégico Institucional y los Planes de Acción Individuales del equipo de trabajo.
  • Dirigir, coordinar y controlar la actividad administrativa del Fondo, para el adecuado cumplimiento de la misión del Fondo, y, ejercer las funciones de Secretaría tanto de la Asamblea General, como del Consejo de Administración de acuerdo con las disposiciones estatutarias.
3   Subgerencia Financiera  
  • Asesorar, proponer y participar en la consolidación de la gestión financiera del Fondo para la formulación, coordinación y ejecución de políticas, planes, programas y proyectos.
  • Proponer y dirigir el desarrollo de las políticas, estrategias, mecanismos e instrumentos para la administración de los recursos financieros del FODESEP de acuerdo con las políticas de gestión financiera del Fondo y los planes y programas correspondientes.
  • Dirigir, coordinar y controlar la actividad financiera del Fondo, asistir, aconsejar y asesorar directamente al Gerente General, para el adecuado cumplimiento de la misión del Fondo, y, ejercer las funciones de la Secretaría Técnica del Comité Financiero.
4   Subgerencia de Proyectos  
  • Liderar bajo la dirección de los Órganos de Administración la planeación interna y externa de la entidad; la formulación y ejecución de proyectos y servicios que beneficien a las IES afiliadas y a la entidad, lo que incluye el ejercicio de la Secretaría de los Comités de los Fondos Sociales y todos aquellos que estén relacionados con la formulación, reformulación o desarrollo del Plan Estratégico de FODESEP.
  • Asistir a los directivos del Fondo en la coordinación y ejecución del modelo estándar de control interno atendiendo a los principios de autorregulación, autocontrol y autogestión, garantizando en ejercicio de los controles de cumplimiento, estratégico de ejecución, de evaluación y de información en la gestión.
5   Subgerencia Comercial  
  • Proponer la formulación de las políticas y estrategias necesarias para alcanzar el posicionamiento de la entidad, mediante la estructuración de productos y servicios, así como su promoción y distribución; para acrecentar su mejora, fidelizar a las Instituciones afiliadas, ampliar la base social y robustecer el portafolio de servicios.
  • Proponer, acompañar y ejecutar las políticas y estrategias de Comunicación y Mercadeo de la entidad, para afianzar su visibilización, promoción, posicionamiento y fortalecimiento interinstitucional.
6   Oficina Asesora Jurídica  
  • Asesorar a la Gerencia General y demás dependencias en la interpretación y aplicación de las disposiciones legales, de tal manera que todas las actuaciones estén dentro del marco legal vigente, para brindar seguridad jurídica al FODESEP en la toma de decisiones, así como representarla legalmente en el ámbito de su competencia.
7   Oficina Control Interno  
  • Asesorar a la Gerente General en la formulación y aplicación de políticas de control interno; medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los procesos del FODESEP, la evaluación del sistema de control interno y los planes establecidos, recomendando a la Gerencia la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos, a través de las evaluaciones independientes a los controles propios de las dependencias. Aplicar métodos de verificación y evaluación de los procesos, procedimientos, sistemas de información, planes, programas y proyectos, con el propósito de valorar la eficiencia de la gestión en el Fondo. Aplicar técnicas de verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones, procesos y procedimientos, de sistemas de información y de programas de gestión del Fondo, dirigidas a medir la efectividad del Sistema de Control de Interno. Aplicar técnicas de verificación y evaluación de regulaciones administrativas a través de Auditorías a los procesos y procedimientos, manuales de funciones, sistemas de información y de programas de gestión del Fondo, dirigidas a medir la efectividad de los Sistemas Gestión de Calidad.
8   Área de Contabilidad  
  • Bajo la dirección de la Subgerencia Financiera, Coordinar, ejecutar, analizar y controlar el proceso contable del FODESEP, verificando su exactitud, a fin de garantizar estados financieros confiables y oportunos. Elaboración y análisis de los estados financieros básicos y ajustes correspondientes. Llevar la contabilidad del FODESEP, garantizando que los registros estén acorde con el plan contable y la normatividad vigente en materia contable tributaria y de auditoría, generando y respondiendo por la oportuna presentación de los informes ante los órganos de control y supervisión tanto internos como externos.
  • Administrar la gestión contable en materia tributaria del FODESEP conforme a las normas tributarias pertinentes para realización de los registros, trámites y toma de decisiones oportunas, respondiendo por la información tributaria ante los diferentes organismos del Estado.
  • Apoyar las actividades relacionadas con el análisis de datos y efectuar los registros contables que se requieran para la administración de la información contable generada, conciliaciones bancarias y conciliación contable del balance del Fondo con las áreas ó dependencias respectivas.
9   Área de Talento Humano y Recursos Físicos  
  • Bajo la dirección de la Secretaría General, Diseñar, Organizar, Coordinar, Ejecutar y Controlar los procesos de Talento Humano y Recursos Físicos acorde con las normatividades que los regulan, y, ejercer las funciones de la Secretaría Técnica del Comité de Adquisiciones y del Comité Evaluador de Bajas del FODESEP.
  • Ejecutar las actividades de los procesos y procedimientos de gestión del Talento Humano del Fondo de tal manera que se logren los resultados previstos en los proyectos, programas y planes de acción formulados en el marco del Plan Estratégico, Plan Institucional y su desarrollo para la Secretaría General.
  • Administrar los procesos relacionados con el programa de Seguridad y Salud en el Trabajo dirigido a bienestar de los empleados del Fondo, conforme a la normatividad vigente.
  • Administrar los procesos relacionados con el desarrollo de personal, evaluación de competencias de los empleados, capacitación y evaluación del desempeño, conforme a las políticas del FODESEP.
  • Diseñar, ejecutar y controlar el desarrollo de los procesos y procedimientos del Plan de Capacitación e Inducción, Evaluación de Desempeño.
  • Operar el aplicativo de nómina con el fin de garantizar el pago oportuno de los sueldos y de todos los factores asociados al salario del personal vinculado al FODESEP y generar todos los inform es requeridos en materia salarial.
  • Ejecutar las actividades de los procesos y procedimientos de gestión logística e infraestructura física de tal manera que se logre la atención oportuna de requerimientos administrativos del cliente interno y los resultados previstos en los proyectos, programas y planes de acción formulados en el marco del Plan Estratégico, Plan Institucional y su desarrollo para la Secretaría General.
10   Área de Tecnología  
  • Bajo la dirección de la Secretaría General, Asesorar, Coordinar, proponer y evaluar la formulación, ejecución difusión, implementación y seguimiento de las políticas para el funcionamiento de los sistemas de información del FODESEP.
  • Mantener protegidos los datos y los aplicativos del sistema de información del FODESEP.
  • Proponer y participar en la definición, planificación, implementación y/o actualización de los recursos de hardware, software, redes y comunicaciones y de los procedimientos de administración de la infraestructura de la plataforma tecnológica del FODESEP.
  • Asesorar y dar soporte a la Entidad en la ejecución de las actividades orientadas al desarrollo del Proceso de Gestión de las Tecnologías de la Información, atendiendo lo relativo a la infraestructura Informática, soporte, actualización y mantenimiento de la misma en cumplimiento a los planes, programas y políticas institucionales.
  • Coordinar las actividades para lograr un desarrollo y adecuado mantenimiento a la plataforma computacional, a la red de comunicaciones de Internet e Intranet y a los sistemas de información administrativo del FODESEP.
  • Participar en la realización de estudios e investigaciones tendientes a desarrollar soluciones tecnológicas de la información y las comunicaciones para garantizar el funcionamiento eficiente, eficaz y oportuno de la infraestructura en Comunicaciones, Redes y Equipos de Computo.
11   Área de Crédito       
  • Bajo la dirección de la Subgerencia Financiera, coordinar, ejecutar y controlar el proceso de crédito y cartera acorde con las normatividades que lo regulan, y, ejercer las funciones de la Secretaría Técnica del Comité de Crédito y Cartera y del Comité de Evaluación de Cartera del FODESEP.

 

12   Área Técnica de Tesorería  
  • Bajo la dirección de la Subgerencia Financiera, desarrollar las actividades y registros del Área de Tesorería en el aplicativo del Fondo, informando sobre los ingresos y egresos y manteniendo la documentación que soporte todos los movimientos del área como respaldo de las operaciones.

 

13   Área Técnica de Archivo y Centro de Información Documental  
  • Atender la gestión documental de la entidad, aplicando las políticas, las normas técnicas y las prácticas usadas, para la administración del flujo de documentos, la recuperación de información desde ellos, la determinación del tiempo que los documentos deben guardarse, la eliminación de los que ya no sirven y el aseguramiento de la conservación indefinida de los más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

 

14   Área Asistencial de Asistente a Gerencia  
  • Brindar apoyo funcional y administrativo a la Gerencia del FODESEP en el manejo de la agenda, atención al público, elaboración y archivo de cartas y documentos.
  • Realizar actividades administrativas complementarias de las tareas de la Gerencia y que son propias de la gestión, políticas, planes, programas y proyectos desarrollados en el FODESEP, teniendo en cuenta la normatividad vigente y las políticas de la entidad.
15    Área Asistencial de Asistente Comercial  
  • Realizar actividades operativas y asistenciales para ejecutar las políticas y estrategias de comunicación organizacional interna y externa, mercadeo, visibilización, promoción, posicionamiento y fortalecimiento institucional e interinstitucional del FODESEP, así como la organización de la agenda del Jefe Inmediato, la atención al público y la redacción o transcripción de comunicaciones o documentos.
16   Área Auxiliar de Correspondencia  
  • Bajo la supervisión de la Secretaria General realizar actividades operativas y asistenciales para ejecutar las políticas y estrategias del manejo de correspondencia interna y externa, la atención al público y diligencias institucionales del FODESEP, manteniendo la confidencialidad requerida y observando las normas de seguridad e higiene en el trabajo.
  • Asistir y apoyar a su jefe inmediato en actividades administrativas y operativas relacionadas con su área de gestión, además de atender al público y brindarle asesoría en cuanto a orientación desde la recepción.
  • Realizar todas las funciones de mensajería interna y externa inherentes al funcionamiento del FODESEP.
  • En el cumplimiento de los objetivos descritos es indispensable velar por la observancia de las regulaciones de protección y seguridad.
17   Área Auxiliar de Servicios Generales   
  • Realizar las actividades relacionadas con el aseo y mantenimiento de las instalaciones del FODESEP y demás dependencias en procura de que los funcionarios que laboran en ellos y el público en general cuenten con un ambiente agradable y aseado, así como los servicios generales de cafetería a los empleados y visitantes de la entidad conforme a las normas y procedimientos vigentes, entre otras.
  • Es un empleo del nivel asistencial que implica el ejercicio de actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores.
  • En el cumplimiento de los objetivos descritos es indispensable velar por la observancia de las regulaciones de protección y seguridad.
18   Área Auxiliar de Conducción  
  • Conducir el vehículo del Fondo de Desarrollo de la Educación Superior -FODESEP-, identificar y realizar todas aquellas labores o gestiones de mantenimiento del mismo, garantizar que se cumpla con la tenencia y vigencia de la reglamentación y normatividad incluyendo los seguros. Así mismo, apoyar el funcionamiento del Fondo en lo relativo a labores de mensajería y soporte logístico que la Gerencia General le asigne. En el cumplimiento de los objetivos descritos es indispensable velar por la observancia de las regulaciones de protección y seguridad.